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分錄管理
本章學習目標
- 了解複式記帳的基本原理
- 學會查看系統自動產生的分錄
- 掌握手動新增分錄的方法
- 理解各種分錄來源的意義
概述
分錄管理（日記簿）是 ZenbuFinance 的帳務核心，記錄所有通過系統產生的借貸分錄。每一筆分錄必須符合「借方總額 = 貸方總額」的會計平衡原則。
大多數分錄由系統自動產生，例如：
- 新增收款 → 自動產生「借：銀行存款 / 貸：收入科目」
- 付款 → 自動產生「借：費用科目 / 貸：銀行存款」
- AR 發票收款 → 自動產生「借：銀行存款 / 貸：應收帳款」
進階用戶也可以直接手動新增分錄，用於期末調整、折舊補登、期初餘額設定等特殊情況。
分錄來源說明
| 來源標籤 | 說明 |
|---|---|
| 手動 | 由使用者直接在分錄管理頁面建立 |
| 發票掃描 | 由掃描發票功能確認後產生 |
| 對帳單 | 由對帳單匯入比對後產生 |
| 應收 | 由應收帳款收款動作產生 |
| 應付 | 由應付帳款付款動作產生 |
| 折舊 | 由固定資產折舊計算產生 |
分錄狀態說明
| 狀態 | 說明 |
|---|---|
| 已入帳 | 分錄已正式過帳，計入財務報表 |
| 草稿 | 尚未過帳，不計入報表 |
| 已作廢 | 已反轉，不計入報表 |
查看分錄列表
分錄列表顯示所有分錄的摘要：
| 欄位 | 說明 |
|---|---|
| 日期 | 分錄日期 |
| 摘要 | 分錄描述 |
| 金額 | 借方合計金額 |
| 來源 | 產生此分錄的功能模組 |
| 狀態 | 已入帳 / 草稿 / 已作廢 |
手動新增分錄
適用於以下情境：
- 期末調整分錄（如預付費用攤銷）
- 期初餘額設定
- 科目間的調整
- 其他無法透過交易功能記錄的帳務
操作步驟：
- 點擊右上角「新增分錄」
- 在對話框中填寫：
- 日期：分錄發生日期
- 摘要：說明此分錄的用途
- 分錄明細：依次新增借方與貸方科目
- 選擇科目（從科目表選取）
- 填入借方（Debit）金額或貸方（Credit）金額
- 可新增多行，確保借貸平衡
- 確認「借方合計 = 貸方合計」後點擊「儲存」
⚠️ 注意：若借貸不平衡，系統將拒絕儲存，並顯示錯誤訊息。
編輯手動分錄
只有來源為「手動」且狀態非作廢的分錄才能編輯：
- 在分錄列表找到要修改的手動分錄
- 點擊最右側的鉛筆圖示
- 修改後點擊「儲存」
💡 提示：系統自動產生的分錄（如來自交易記錄、AR、AP）無法在此頁面直接編輯。若需更正，請回到原始交易進行作廢後重新建立。
複式記帳快速說明
| 交易 | 借方 | 貸方 |
|---|---|---|
| 銷售現金收入 | 現金 / 銀行存款 | 銷售收入 |
| 支付租金 | 租金費用 | 現金 / 銀行存款 |
| 購買設備（現金） | 設備 | 現金 |
| 客戶付清應收帳款 | 現金 | 應收帳款 |
| 支付供應商應付帳款 | 應付帳款 | 現金 |
💡 提示：資產增加記借方；負債與收入增加記貸方；費用增加記借方。若對複式記帳有疑問，建議先閱讀科目表章節。